利用Word邮件合并批量打印带照片的准考证

6月9日消息 利用Word邮件合并批量打印带照片的准考证

一、素材准备

首先要有员工照片。我们建立一个员工信息的文件夹，将所有员工照片放在里面，照片以员工姓名命名。

建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。

在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

二、利用WORD邮件合并制作工作证件

1. 链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

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打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。

确认数据源是“OLE DB数据库文件”。

在打开的数据源中选择sheet1表格。

此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。

2. 插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

3. 批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。

源文件的最终效果。(最好是输入完整的文件路径)

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。

4. 查看合并效果

最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。

这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。

但是我们发现两个问题:

(1)照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小? (2)比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?

下面我们来解决这两个问题。

三、后期调整

1. 调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是:返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。

检查发现所有人的表里面的照片都是第一个人的照片，怎么办? 按一下Ctrl+a, 再按f9, 就全部人的照片都自动更新了。。。

2. 选择邮件合并的文档类型

回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”。(注:该操作一定要在最初的主文档中进行)

注:后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下:

(1)设置文档类型为“目录” (2)链接数据源 (3)插入合并域及照片域 (4)调整照片大小 (5)完成合并，查看合并效果