如何防止企业邮箱开发信被反垃圾系统拦截

现在，许多新人朋友，甚至包括不少混了一两年的外贸人，他们辛辛苦苦找了5000甚至2W的客户，结果照着联系方式的邮箱发了开发信之后，就石沉大海了。如果运气好，还能收到一些回信——系统退信。许多开发信没有回音，不是因为客户看不上，而是客户压根就没收到，你被反垃圾邮件系统拦截了！ 　　下面我们就来谈谈反垃圾邮件系统的机制。 　　什么样的邮件会被判定为垃圾邮件呢？根据国际电子邮件协会的判定规则： 　　（1）未经收件人允许的在一段时间内，发送频率过快，内容重复度过高； 　　（2）对方未订阅但发件人发送附件的； 　　（3）邮件中含有SPAM高频词。 　　一封邮件，从发送到最后收到，必然要经过以下的路径： A方邮件客户端，A方邮件服务器，B方邮件服务器，B方邮件客户端。其中，如果A使用的是企业邮箱，那么A的邮件由企业邮箱服务器发送给B；如果A使用的是公共邮箱，如网易，那么A的邮件由网易邮箱服务器发送给B。而B方邮件服务器则会对来信的每一个IP每一个邮件服务器进行评级，过审的邮件才会投递到B的邮件客户端，B才能看到。 　　因此，我们写开发信时，一定要注意以下几点： 　　一、尽量使用企业邮箱 　　我们建议发国外开发信用摩恩网络企业邮箱，因为公共邮箱服务器上承载的邮件账号太多了，可能之前有很多其他人的邮件账户都发过未经接收方许可的垃圾邮件，不利于邮件服务器的评级。所以最好的邮箱还是大品牌企业邮箱，也就是你的用户名@你公司网站域名。这样是一个干净的无不良记录的邮件服务器。 　　二、发信给同一邮件服务器的频率不要过高 　　每台上网的电脑都有一个唯一的全球互联网IP（类似手机号码），这个IP同样会影响邮件的到达率。因为hotmail等邮件服务商对短时间内来自同一个IP的邮件是有限（手动和谐）制的。所以，在发送开发信时要注意，收件人列表一定要混杂不同邮件服务商，比如hotmail跟Gmail等混杂到一起，顺序打乱。 　　三、尽量避免收件人邮箱账号都是同一种类型 　　现在很多企业都是共享上网的，整个公司只有一个公网IP地址，假如你们公司有20个外贸业务员，每个业务员每天发送100封开发信，那么每天2000封邮件量就都算在这个IP头上。如果不幸你们的收信人大多是hotmail的，那么Hotmail邮件服务商就有可能拉黑你们的企业邮箱账号。 　　四、别用烂大街的模板 　　有些模板是有可取之处的，但大多数的烂大街的模板千万不要套用。你得明白，已经有无数人用过这套经典模板，无数封经典模板开发信被邮件服务商识别为垃圾邮件，无数客户厌倦了这些一成不变的套路，以前刚开始也许还有用，现在啥用都没了！所以，你沿用烂大街的模板，不是去躺枪吗？此外，你跟公司的其它外贸业务员很可能共用一个IP，所以，你的开发信千万别直接套用他们的，你们IP一致内容还一个样，邮件服务商不封你封谁？ 　　五、邮件的主题和内容要尽可能快地切换 　　也是为了防止短时间内发出的邮件的内容相似度太高。所以你平时可以多准备一些自己亲手去写的、专属于自己的模板。在一篇邮件的内容里，同一个关键词也尽量不要重复！ 　　六、别用附件、别用图片、别带超链接（网址）和联系方式 　　对客户来说，你是陌生人，你的邮件是待识别的陌生邮件，只有他设你为白名单，或者回复你后，你才能用附件之类的。第一封邮件的正文真别添加附件，最好不要加图片、链接，必须加，一定要让图片很小，500K以内，并且调整好图片大小；链接只能加谷歌推特等国际化的网址链接，不巧的是，你们的企业网站和阿里巴巴旺铺网站都不是安全网站。其实联系方式这种玩意，在开发信里不该出现，因为你的邮箱地址本身就是一种联系方式。弄那么多联系方式，客户对产品感兴趣时，该跟谁联系呢？如果是跟你联系，那其它联系方式你不是白加了吗？白加就不要加了吧。 　　七、别碰违禁词 　　根据国外网络服务商godaddy的统计，与销售有关的SPAM高频词通常有：Free, Discount, Oppotunity, Win,Winner, Cheap, Deal, Debt, Income, Insurance, Loan, Money, Mortgage, Price,Rate, Profit, Save, Merchant, Stock, Act Now, All New, Call Now, Subscribe Now,Million, Dollars, Opportunity, Compare, Check, Cash, Bonus, Credit, Loans, Buy,Direct, Get Paid, Order Now, Specializing, Specialized, Offer, Please Read,Don\'t Delete, Special Promotion, Satisfaction Guaranteed, You\'ve Been seleced. 　　有童鞋可能要问了，为何我的开发信中有这些违禁词，照样可以收到客户回复？为什么有时候我也偶尔能收到国内一些公司甚至国外发来的开发信，他们的开发信里好像也有SPAM词？这是因为，每个邮件服务器运营商都不一样，它们预设的spam keywords list也不一样，所以，某封邮件在一个邮件服务器眼里是垃圾邮件，但另一个邮件服务器里就可能不是。但不管怎样，你需要做的，就是别碰违禁词。每一个违禁词，你都必须要用同样意思的词去替代！比如说，你要表达你们有价格优势，别用low price或者cheap，而是说Manufacturer of XXX here（你是制造商当然比代理商有价格优势）。同一个意思，可以有N个表达方式，看你怎么去绕弯。 　　只要做到以上7点，基本可以通关了。但我还要补充下面这最后两点！以及想要了解更多关于企业邮箱的内容要点，还可以看看《企业如何选择合适的邮件系统》。 　　八、内容要简洁明了 　　能用100字说完的事，别用1000字。客户只需要了解你的产品是啥，核心卖点是啥，至于你们公司的发展历史，who care？我通常喜欢开头用一句话有关于行业的、贴近生活的话，切入主题，然后谈我对行业以及客户的了解（用一两句话以吸引关注、让他们对我的专业度放心），然后再讲我是做什么产品，核心优势是啥（包括我们有哪些大客户），最后告诉对方如果有兴趣就联系我。 　　千万别说We know your company from alibaba，Your company seems sell safety vests, right?Do you need XXX products？这些废话！这些废话会让你变得啰嗦、不专业，极其容易就把一封本来不是垃圾邮件的开发信给坑进垃圾箱里去了。跟你公司产品无关、客户不可能感兴趣的话，都不要写。有一个很好的检测办法，就是，如果你删掉某句话后，剩下的内容依然很完整看起来也很有吸引力，那你删去的那句话基本就是废话了。 　　九、亲自测试 　　写完开发信后，你用自己的工作邮箱，给自己的私人邮箱发一次试试，看看会不会被列为垃圾邮件。比如你用的是企业邮箱，而客户是Gmail，那你就先寄给自己的私人Gmail邮箱试试。如果被退信或者开发信进了垃圾箱，那就赶紧修改，别犹豫。 　　最后，看完上面罗列的9点，大家应该已经很清楚了，如果发现自己的开发信发送之后一直没回信，首先你得先分析分析你的开发信内容有没有含有可能被反垃圾邮件系统拦截的因素，如果有，赶紧调整，不然你及时发送几百封，几千封邮件也是没有任何意义。